ENCUENTRO DE ADMINISTRACION DE BIENES TEMPORALES
5 de octubre del 2013
MEMORIA
Con el deseo de compartir la Misión encomendada por la XXII Asamblea Provincial, nos reunimos, el Gobierno Provincial, las Rectoras, las Superioras, las Administradoras de las Obras de la Provincia y con el asesoramiento del Ing. Carlos Pullas; el día 5 de octubre del 2013 en la Casa de la Juventud SS.CC., con el objetivo de compartir con todas el diagnóstico Provincial, elaborado en base a los resultados de la visitas a las “Obras”, para conocer el proceso de Centralización de Administración de Bienes Temporales (CABTSSCCE), en la Provincia, para responder con criterios comunes administrativas del País. El Tema: continuación del proceso de centralización de los bienes temporales de la Provincia en vista a fortalecer la economía solidaria.
El horario a seguir fue el siguiente:
7h:30 Eucaristía (Comunidad de San José de Rumipamba)
9h:00 Oración: Comisión de Administración de Bienes Temporales
9h:20 Presentación del Diagnóstico de las Visitas a las Obras de la Provincia: Sr. Ing. Carlos Pullas
10h: 30 Refrigerio
11h: 30 Continuación de la Presentación
12h: 30 Adoración Comunitaria
13h: 00 Almuerzo
15h: 00 Plantear las tareas a realizarse a continuación
16h: 00 Refrigerio
17h: 00 Conclusión y Evaluación del Encuentro
ENCUENTRO:
· Hay obras de la provincia que no tienen organigrama
· En 5 obras hay manual de funciones
· Toma de decisiones organizadas
· No se manejan las comunicaciones de manera clara y adecuada, existen ambigüedades, se necesita crear una organización.
· No existe claridad de seguimiento periódico e los números. Nos falta encontrar un sistema adecuada para los cobros.
SE RECOMIENDA:
· Elaborar un organigrama estructural RLOEI art 42 al 57,
· Tener reglamentos, procedimientos y políticas
· Reflejar la estructura organizacional que se refleje en los Estatutos de la Provincia
· Entender la ley para buscar oportunidades
· El marco legal de todos los organismos en el País
· Cambio de mentalidad, de cultura, y regularizar las cosas
· Debe haber un procedimiento para tener las directrices claras:
· Comisión administrativo - económica
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA:
· Cambiar la metodología de trabajo
· Llevar estados financieros mensuales,
· Revisar el asunto préstamos, poner una política escrito, toda solicitud por escrito…
· Pensar en el uso de la inversión de los excedentes en las Obras educativas
· La Congregación Puede cobrar, servicios educativos, capacitación, arriendo…
· Como Congregación tenemos muchos activos fijos, debemos tener una política…ej. El tema de impuestos.
· No se lleva un inventario de activos fijos…Hacer un registro contable de todos lo que se da de baja.
· Trabajar con políticas y procedimientos,
· Hacer actas de entrega recepción
· Hay deudas que no están registradas…Ej. De dinero de PP. FF.
· Pedir la firma de los PP. FF. De los Padres de Familia
PRESUPUESTOS:
- Desconocen como presupuestar
- No se tiene control de las cosas
- No tienen tiempo para presupuestar
EXEDENTES:
- Las U. E. que son fundación debe reinvertir el 100%
- Las U. E. sin fines de lucros
- Nos falta ser ordenadas
- Tomar decisiones conjuntas
- Necesitamos controles adecuados
PROCESO DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA
1. Diagnóstico
2. Diseño
PLAN DE ACCIONES URGENTES:
1. Hacer seguimiento a las recomendaciones críticas, Auditoría Laboral, contabilidad…
2. Planificación Estratégica
3. Reelaborar de los Estatutos de la Congregación en el Ecuador, Congregación, Unidades Educativas
Al MSc. Iván Landeta:
- Pedirle que presente una agenda…
- Pedirle asesoría Nacional
- Que Visite a las Obra Educativas por las Zonas.
- Prepara las visitas y pedirles los documentos…
- Pensar en Objetivos macro…
- Pensar
COMPROMISOS Y CONCLUSIONES:
1. PROVINCIA
· Clarificar y definir el rol de los laicos en lo administrativo en las obras de la Provincia.
· Estar bien asesoradas y darnos el tiempo necesario para no tomar decisiones precipitadas en ninguna de nuestras presencias.
· Actualizar los Estatutos de la Congregación en el Ecuador donde se defina cuáles son los límites en el aspecto legal (rectores laicos)
· Abrir los espacios de formación de ABT a ecónomas de comunidades, PJ, y otras.
2. COMISION ABT
· Hacer un seguimiento cercano de las obras en la realidad económica a través de auditorías, para que se hagan las correcciones a tiempo
3. COMUNIDADES Y OBRAS
· Familiarizarnos con los cambios en cuanto a leyes, conocer más sobre la realidad económica e ir unificando criterios.
· Estar bien asesoradas y darnos el tiempo necesario para no tomar decisiones precipitadas.
· Socializar a las hermanas de la comunidades y obras la información recibida y hacer un camino de comunión
· En cada comunidad u obra educativa se retome las sugerencias dadas a partir del diagnóstico del Ing. Carlos Pulla
· Colaborar activamente para la elaboración y ejecución del plan estratégico para CABTSSCCE, respetando los roles de las personas designadas en la Provincia para asesorar el desarrollo de este proyecto.
· Concienciarnos para vivir la solidaridad, la corresponsabilidad y disponibilidad.
· Continuar fortaleciendo en nuestras obras y presencias la transparencia, la solidaridad y el trabajo en equipo
· Acoger como parte de la Provincia los lineamientos que se nos propone para la centralización económica en comunión con la Congregación.
· Compartir a la comunidad la realidad económica, laboral legal…. que estamos viviendo en la obra.
· Actitud de apertura para aprender (autoformación)
· Trabajar en comunión y comunicación en la Provincia.
EVALUACIÓN ENCUENTRO ABT
· El expositor conocedor del tema, ha trabajado en las diferentes obras de la provincia y eso nos comunicó, nos aclaró cosas que no sabíamos. Ha hecho un buen trabajo, no improvisado, tienen experiencia, ha generado confianza y esperanza
· Visita oportuna y eficiente del asesor en las obras y las conclusiones que hizo llegar a las mismas
· Ambiente de diálogo y escucha
· Deseo de seguirnos preparando e informándonos
· Compartir de experiencias concretas de las hermanas en las obras
· Se genera comunión estos trabajos
· Las conclusiones y compromisos has los que hemos llegado
· Animar a las hermanas del consejo y la comisión a que sigan en el proceso de unificación económica
SUGERENCIAS
· Que tema de los estatutos se trabaje a nivel de asamblea provincial
· Que el asesoramiento económico lo paguen los colegios e incluso los otras personas que serán requeridas en el proceso
La Comisión del ABT y el Gobierno Provincial les agradece por la acogida, participación y responsabilidad en este encuentro y esperamos que los compromisos y conclusiones las tomemos en cuenta y pongamos en ejecútese según nos corresponde.
Siempre Unidas en la Oración en este servicio a los Sagrados Corazones.