Quito, 19 de Mayo de 2013
 
“No tenemos nada que nos pertenezca una vez que hemos hecho votos…”
“Los bienes temporales son de la congregación y no son propiedad individual de sus miembros” Const. N° 160
Orientaciones para ABT, Roma 2000, pág. 9
 
DE:                 Hna. Lorgia Carrión, ss.cc.
                      Superiora Provincial y Consejo
 
PARA:  Hnas. Superioras, Rectoras, Directoras, Administradoras de Obras - Comunidades, y contadores/as de las Obras de la Provincia.
 
ASUNTO:       VISITAS DE LA COMISIÓN DEL PROYECTO: “CENTRALIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES TEMPORALES DE LA PROVINCIA” (CABTSSCCE)
 
Queridas Hermanas y colaboradores de nuestras “Obras”:
 
            Reciban un cordial saludo del Gobierno Provincial, seguras de que la fiesta de Pentecostés es una oportunidad en nuestras vidas para recibir la Luz del Espíritu Santo.
            La presente tiene como fin hacer llegar mi saludo fraternal y al mismo tiempo comunicar e informarles, el proceso que hemos iniciado sobre la “CENTRALIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES TEMPORALES DE LA PROVINCIA” (CABTSSCCE), y para hacer realidad esta propuesta asumida por unanimidad en la XXII Asamblea Provincial, el 13 de febrero de  2013, hemos buscado la ayuda de un asesor externo, el MBA. Carlos Pulla y le hemos pedido a María Nieves Argüello, colaborar en esta comisión junto con Esther Alicia Armijos. Ellos se han reunido varias veces y el primer paso que van a dar es visitar las “Obras de la Provincia”, con el objetivo de hacer un diagnostico de la realidad.
            Con el fin de responder y cumplir con las exigencias de los organismos de control en el  País, la XXII Asamblea Provincial, luego de escuchar al Dr. Ayax Suárez, abogado de la Provincia, en febrero 2013 aprobado por unanimidad, la Centralización de la Administración de Bienes Temporales de la Provincia, para unificar criterios y trabajar en RED, pero sobre todo para aprovechar mejor nuestros recursos, trabajar en conjunto, respaldarnos mutuamente y proteger el patrimonio que hasta ahora poseemos y que es fruto del trabajo de tantas hermanas que han dado su vida al servicio de la Congregación de los Sagrados Corazones.
            Un desafío inminente que se nos plantea a nivel provincial es contratar un/a Contador/a y auditor/a, para que forme parte de la comisión y vayan integrándose paulatinamente en el proceso deCentralización de la Administración de Bienes Temporales de la Provincia.
El Proyecto de  Centralización de Administración de Bienes Temporales de la Congregación  Religiosa de los Sagrados Corazones de Jesús y de María en el Ecuador, tendrá tres fases: Diagnóstico, Diseño e Implementación.
A continuación encontraran un resumen de los puntos más importantes de la propuesta de  Proyecto en mención.
 
OBJETIVO: Responder y cumplir con las exigencias y leyes de los organismos de control en el  País, centralizando la Administración de Bienes Temporales  de la Provincia SS. CC. del Ecuador, desde un proceso técnico, funcional, adecuado y asesorado, que nos encamine hacia una “economía solidaria”,
para hacer realidad las Decisiones Capitulares del XVIII Capítulo Provincial  II etapa, las  propuestas de la XXII Asamblea Provincial, en comunión con las decisiones del 35° Capítulo General.
 
ALCANCE
El proyecto mencionado anteriormente tendrá el siguiente alcance:
  1. Estará dirigido a todas las Obras de la Provincia SS. CC. en el Ecuador: Educativas, Sociales, de acogida  y Comunidades.
  2. Incluirá las siguientes funciones: administración, contabilidad, talento humano, compras,  contratación de bienes y servicios, Tecnologías de la Información y Comunicación.
  3. Tomará como estrategia la estandarización de procesos y sistemas informáticos.
CRITERIOS:
Los criterios que guiarán el Proyecto de “CENTARLIZACIÓN de ADMINISTRACIÓN –FINANCIERA DE BIENES TEMPORALES” y trabajar en red, desde una orientación y participación activa de todas las personas inmersas en la gestión administrativa-financiera,serán los siguientes:
1.      Transparencia
2.      Rendición de cuentas
3.      Responsabilidad social.
4.      Entrega de un Servicio Educativo y pastoral de Calidad.
5.      Reorganización de las ABT de las Obras y comunidades en la Provincia
6.      Sistematización y unificación  de Programas contables para lograr criterios comunes.
7.      Trabajar en red, con sentido evangélico, de cuerpo, participación, justicia y solidaridad.
 
PLAN DE TRABAJO
El proyecto de “CENTRALIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES TEMPORALES DE LA PROVINCIA” (CABTSSCCE), tendrá tres fases: Diagnóstico, Diseño, Implementación y Ejecución.
Como inicio de la fase de diagnóstico se ha planificado realizar visitas a las Obras y Comunidades en las cuales se recolectará información necesaria para trabajar una línea base de diseño de estructura, políticas, procesos y otros elementos que serán de uso a nivel Provincial.
A continuación se presenta el Plan de Trabajo para estas visitas:
1.      Presentación del alcance del Proyecto de la Centralización Administrativa - Financiera de la Congregación en el Ecuador,  temas a tratar:
Plan del Proyecto  de  “Centralización de la Administración de Bienes Temporales de la Provincia (CABTSSCCE)”.    Cronograma de visitas relacionadas con el proyecto en los siguientes tres meses y el “cuestionario” de visitas con el siguiente contenido:
a.       Revisión de Filosofía Organizacional (Misión, Visión, objetivos, planes)
b.      Estructura organizacional de la Obra Educativa, de acogida y comunidades
c.       Presupuestos e informes de control.
2.      Reunión con el Contador/a de la Obra Educativa u otra Obra:
a.       Revisión de libros y reportes contables
b.      Revisión del cumplimiento de las obligaciones con entes reguladores: SRI, Ministerio de Relaciones Laborales, Ministerio de Educación, Municipio
c.       Revisión física de documentos legales
d.      Otros, si es necesario.
Por favor,  cada “Obra” prepare la siguiente  información:
a.       Estados Financieros 2012
b.      Cierre contable a Abril 2013
c.       Conciliaciones bancarias e informe de cuentas bancarias incluyendo inversiones a abril 2013
d.      Informe de cuentas por cobrar a abril 2013
e.       Informe de cuentas por pagar a abril 2013
f.       Reporte de activo fijo a abril 2013
 
Muy unidas en la misión de hacer presente el Reino de Dios y la administración financiera de las Obras y comunidades de la Provincia con criterios evangélicos.
 
En nombre del Gobierno Provincial,                                  
 
Hna. Esther Alicia Armijos, ss.cc.                              Hna. Lorgia Carrión, ss.cc.
Administradora Provincial                                         Superiora Provincial